圖書(shū)庫(kù)存管理就是對(duì)圖書(shū)成品的存入和發(fā)出進(jìn)行管理。圖書(shū)管理的目標(biāo)就是在滿足市場(chǎng)需要的同時(shí)又要讓圖書(shū)庫(kù)存的總成本最小化。精益生產(chǎn)咨詢公司認(rèn)為出版企業(yè)圖書(shū)庫(kù)存量過(guò)大會(huì)占有企業(yè)資源，影響企業(yè)圖書(shū)的銷售，所以出版企業(yè)要采用科學(xué)的技術(shù)方法，提高對(duì)圖書(shū)庫(kù)存的管理和控制，在滿足市場(chǎng)需求的條件下實(shí)現(xiàn)最小庫(kù)存的目標(biāo)。

成本管理

但近年來(lái)出版企業(yè)發(fā)生的違法事件說(shuō)明出版企業(yè)在圖書(shū)銷售和庫(kù)存圖書(shū)管理方面存在較火問(wèn)題。有的出版企業(yè)銷售人員利用職務(wù)便利。采取更改電腦原始記錄。以退書(shū)沖抵發(fā)書(shū)數(shù)額的手段，將書(shū)款據(jù)為己有。銷售部門業(yè)務(wù)員可以更改電腦記錄隨卷修改圖書(shū)銷售記錄和退書(shū)清單的記錄。這說(shuō)明出版企業(yè)圖書(shū)銷售和庫(kù)存商品管理缺乏有效地機(jī)制。具體體現(xiàn)在以下幾方面。

1、財(cái)務(wù)部門未建立與客戶定期對(duì)賬制度。銷售部門只負(fù)責(zé)圖書(shū)的銷售而不考慮圖書(shū)是否及時(shí)回款。發(fā)了貨收不回款是出版界普遍存在的問(wèn)題。出版企業(yè)與銷售商之間缺乏定期對(duì)賬機(jī)制。不能有效控制發(fā)出商品數(shù)量。全憑銷售商報(bào)數(shù)+不能真正掌握銷售商手中的商品銷售情況。

2、銷售部門未及時(shí)拔賬。庫(kù)存商品賬實(shí)不符現(xiàn)象嚴(yán)重。銷售人員將商品發(fā)出后沒(méi)有及時(shí)向財(cái)務(wù)部門提交銷售合同及清單需要開(kāi)據(jù)發(fā)票確認(rèn)收款時(shí)，銷售人員才來(lái)報(bào)賬。財(cái)務(wù)部門只有在收到銷售清單時(shí)，才能確認(rèn)圖書(shū)銷售收入、消減庫(kù)存。因此。倉(cāng)儲(chǔ)部門實(shí)物與財(cái)務(wù)賬不符問(wèn)題極其嚴(yán)重是出版企業(yè)應(yīng)著力解決的問(wèn)題。

3、圖書(shū)的銷售退回沒(méi)有及時(shí)力攫手續(xù)。退貨不入庫(kù)是出版企業(yè)退貨管理存在的最具代表性的問(wèn)題。退回的貨物不重新辦理入庫(kù)，不區(qū)分好壞。仍然混同在發(fā)貨中管理這也是出版企業(yè)賬實(shí)不符的原因。特別是有的出版企業(yè)。將以貨與銷售混在一起。用其差額調(diào)整財(cái)務(wù)賬面數(shù)。使得庫(kù)存管理混亂。

4、缺少一套完善的軟件系統(tǒng)對(duì)財(cái)務(wù)、銷售和倉(cāng)儲(chǔ)部門進(jìn)行管理。在傳統(tǒng)的圖書(shū)庫(kù)存管理模式下。由于管理手段欠缺造成圖書(shū)庫(kù)存信息與編輯、出版、發(fā)行等部門嚴(yán)重脫節(jié)。對(duì)于大中型出版企業(yè)來(lái)說(shuō)。光靠手工管理品種眾多的圖書(shū)是不能得到有效控制圖書(shū)的銷售與庫(kù)存要全面監(jiān)控圖書(shū)的銷售與庫(kù)存情況。沒(méi)有完善的軟件系統(tǒng)支持是做不到的。

那么，圖書(shū)庫(kù)存管理與銷售中暴露的問(wèn)題如何來(lái)解決呢？5S咨詢公司給我們擬出幾點(diǎn)方法。

（一）嚴(yán)控圖書(shū)銷售各環(huán)節(jié)，確保書(shū)款及時(shí)回籠。

圖書(shū)銷售管理是出版企業(yè)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中的重要環(huán)節(jié)。經(jīng)營(yíng)成果好壞要靠銷售回款來(lái)體現(xiàn)做好銷售與收款環(huán)節(jié)的監(jiān)管對(duì)于出版企業(yè)來(lái)說(shuō)至關(guān)重要的，可著重從如下幾方面進(jìn)行。

1、建立崗位責(zé)任制，分離不相容職務(wù)。出版企業(yè)應(yīng)成立崗位責(zé)任制。明確銷售人員與財(cái)務(wù)人員的相關(guān)職責(zé)和權(quán)限。確保銷售與收款業(yè)務(wù)的職責(zé)分離并形成相互制約和監(jiān)督。出版企業(yè)應(yīng)將以下不相容職務(wù)予以分離：(1)接受客戶訂單的人不能同時(shí)負(fù)貴客戶信用等級(jí)鑒定和核準(zhǔn)付款(2)填制銷貨通知單的人不能同時(shí)負(fù)責(zé)發(fā)出商品工作。(3)開(kāi)其發(fā)票的人不能同時(shí)負(fù)責(zé)發(fā)票的審核工作；(4)記錄應(yīng)收賬款的人員不能同時(shí)負(fù)責(zé)貨款的收取和退款工作。

2、建立客戶信用審批制度，做好對(duì)賬、應(yīng)收賬款管理。出版企業(yè)應(yīng)建立客戶信用審批制度。收集完整的客戶信用資料薄對(duì)客戶的資信狀況進(jìn)行分析，確定每個(gè)客戶的信用等級(jí)和信用限額，降低回款風(fēng)險(xiǎn)。銷售部門按照銷售政策和信用等級(jí)來(lái)決定對(duì)客戶的賒銷限額。信用管理部門在收到賒銷訂單后。根據(jù)該客戶已賒銷的額度和現(xiàn)在想要賒銷的額度加以匯總，對(duì)超出信用權(quán)限的額度予以拒簽。

建立與客戶對(duì)賬機(jī)制，全面掌握存放在客戶處的庫(kù)存商品數(shù)額。

出版企業(yè)應(yīng)設(shè)專人負(fù)責(zé)出版物的銷售對(duì)賬管理工作，財(cái)務(wù)部門定期向客戶寄發(fā)應(yīng)收賬教對(duì)賬單，并根據(jù)客戶的回函與應(yīng)收賬款明細(xì)賬進(jìn)行核對(duì)。通過(guò)對(duì)賬充分了解客戶的銷售數(shù)量和庫(kù)存情況。從根本上控制客戶的存貨量。進(jìn)一步掌握出版物的市場(chǎng)需求狀況。有利于出版企業(yè)及時(shí)調(diào)整出版物的生產(chǎn)規(guī)模和出版方向。同時(shí)可以起到督促客戶及時(shí)付款的作用。

建立應(yīng)收賬款賬齡分析制度，財(cái)務(wù)部門定期編制應(yīng)收帳款賬齡分析表，及時(shí)了解應(yīng)收賬款的賬齡、分析潛在回教風(fēng)險(xiǎn)。正確計(jì)算應(yīng)收賬款的實(shí)際價(jià)值。對(duì)于長(zhǎng)期掛賬無(wú)法收回的壞賬+財(cái)務(wù)部門要及時(shí)以書(shū)面形式報(bào)告社領(lǐng)導(dǎo)。經(jīng)銷售部門確認(rèn)確實(shí)不能回款的。銷售部門應(yīng)及時(shí)提出申請(qǐng)，報(bào)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批不得盲目確認(rèn)壞賬損失。對(duì)所發(fā)生的壞賬查明原因，追究具體責(zé)任人相關(guān)貴任。對(duì)報(bào)批的壞賬損失應(yīng)及時(shí)通知財(cái)務(wù)部門進(jìn)行注銷應(yīng)收賬款，同時(shí)沖回計(jì)提的壞賬準(zhǔn)備。已注銷的壞賬又收回的。財(cái)務(wù)部門要及時(shí)入賬，嚴(yán)禁形成外賬。

(二)建立庫(kù)存商品管理制度，加強(qiáng)圖書(shū)出入庫(kù)管理、建立庫(kù)存商品管理制度。確保實(shí)物管理到位。倉(cāng)儲(chǔ)部門應(yīng)建立崗位責(zé)任制，設(shè)置專職的出版物保管員，明確崗位職責(zé)。對(duì)庫(kù)存商品入庫(kù)、發(fā)貨和銷售退貨等環(huán)節(jié)嚴(yán)格把關(guān)。此外。還應(yīng)建立庫(kù)存商品清查盤點(diǎn)制度。定期或不定期地對(duì)庫(kù)存商品進(jìn)行實(shí)地清查和盤點(diǎn)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并掌握庫(kù)存商品的毀損、變質(zhì)和長(zhǎng)斯積壓等清洗。建立銷售退回管理制度。銷售退回的商品必須經(jīng)銷售主管領(lǐng)導(dǎo)審批后方可執(zhí)行。銷售退回的出版物應(yīng)由質(zhì)量檢查部門的儲(chǔ)運(yùn)部門認(rèn)真清點(diǎn)后方可進(jìn)行再次入庫(kù)。倉(cāng)儲(chǔ)部門應(yīng)在銷貨退回清單上簽字。表明已收到銷售退回的出版物。如有不符。注明入庫(kù)的品種和數(shù)量。財(cái)務(wù)部門在接到銷貨確認(rèn)清單后。方可進(jìn)行銷售退回的賬務(wù)處理。并支付退貨款。

2、加強(qiáng)圖書(shū)出入庫(kù)管理。為加強(qiáng)出版物入庫(kù)管理，倉(cāng)儲(chǔ)部門應(yīng)嚴(yán)格按照?qǐng)D書(shū)實(shí)際入庫(kù)冊(cè)數(shù)、版次、印次等真實(shí)資料進(jìn)行登記。銷售部門對(duì)于每一筆發(fā)出的圖書(shū)都應(yīng)與銷售商簽訂合同，根據(jù)銷售合同開(kāi)具銷貨清單，倉(cāng)儲(chǔ)部門根據(jù)審核無(wú)誤的銷貨清單按書(shū)名、版次、印次等信息進(jìn)行發(fā)貨處理。發(fā)貨結(jié)束后。倉(cāng)儲(chǔ)部門應(yīng)及時(shí)反饋銷售部門。同時(shí)將銷貨清單提交財(cái)務(wù)部門，財(cái)務(wù)部門對(duì)發(fā)出的圖書(shū)應(yīng)根據(jù)發(fā)貨清單進(jìn)行入賬管理(其中包括已發(fā)貨未回款的賒銷商品的管理)。

3、對(duì)外捐贈(zèng)管理。出版企業(yè)在進(jìn)行對(duì)外捐贈(zèng)時(shí)，應(yīng)由經(jīng)辦部門提出捐贈(zèng)申請(qǐng)報(bào)告?！〕霭嫫髽I(yè)對(duì)外捐贈(zèng)應(yīng)當(dāng)索取對(duì)方的捐贈(zèng)收據(jù)或確認(rèn)接受證明。與出版企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)審批的捐贈(zèng)報(bào)告一起，作為賬務(wù)入賬依據(jù)。出版企業(yè)內(nèi)部審計(jì)機(jī)構(gòu)對(duì)捐贈(zèng)行為應(yīng)當(dāng)進(jìn)行檢查，監(jiān)督相關(guān)人員是否嚴(yán)格按照議事規(guī)范執(zhí)行。制止隨意對(duì)外捐贈(zèng)行為。

(三)通過(guò)ERP系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)圖書(shū)銷售和庫(kù)存的有效管理出版企業(yè)應(yīng)結(jié)合自身特點(diǎn)。開(kāi)發(fā)一套適合本企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)特點(diǎn)的ERP系統(tǒng)軟件。ERP系統(tǒng)包含了相應(yīng)的銷售管理和存貨管理等模塊。管理人員可以通過(guò)計(jì)算機(jī)的正確、快速響應(yīng)來(lái)實(shí)現(xiàn)對(duì)圖書(shū)銷售和庫(kù)存的情況進(jìn)行有效管理。從源頭對(duì)圖書(shū)選題策劃到投入生產(chǎn)，而后進(jìn)入銷售和庫(kù)存管理等環(huán)節(jié)進(jìn)行全方位數(shù)據(jù)監(jiān)管。財(cái)務(wù)部門只需根據(jù)系統(tǒng)傳送的數(shù)據(jù)信息。全面了解圖書(shū)生產(chǎn)、銷售和庫(kù)存情況。針對(duì)圖書(shū)銷售回教和庫(kù)存情況，及時(shí)反饋給編輯和出版部門據(jù)此安排圖書(shū)出版、再版、重印及造貨計(jì)劃。

總之，面對(duì)市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)的需要，面對(duì)出版社規(guī)模的增長(zhǎng)的需要，通過(guò)日常運(yùn)營(yíng)管理辦法來(lái)控制庫(kù)存，降低庫(kù)存成本，提高企業(yè)利潤(rùn)將更為現(xiàn)實(shí)。通過(guò)圖書(shū)生產(chǎn)運(yùn)營(yíng)控制優(yōu)化庫(kù)存成本，良好的庫(kù)存周轉(zhuǎn)次數(shù)、庫(kù)存結(jié)構(gòu)將能加快資金回轉(zhuǎn)，必能降低圖書(shū)的運(yùn)營(yíng)成本，從而節(jié)約企業(yè)成本支出，增加企業(yè)利潤(rùn)。